Nebenkostenabrechnung prüfen – so erkennen Mieter Fehler und sparen Geld

Die Nebenkostenabrechnung sorgt bei vielen Mietern für Unsicherheit. Hohe Nachzahlungen, unklare Positionen oder schwer verständliche Abrechnungen sind keine Seltenheit. Dabei enthält ein großer Teil der Abrechnungen Fehler oder zumindest erklärungsbedürftige Punkte.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung richtig prüfen, welche Kosten umlagefähig sind und welche Rechte Mieter haben.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, listet die Kosten auf, die dem Vermieter im Zusammenhang mit dem Betrieb des Gebäudes entstanden sind und auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Typische Bestandteile sind:

• Heizkosten
• Wasser und Abwasser
• Müllabfuhr
• Grundsteuer
• Hausreinigung
• Gebäudeversicherung

Nicht jede Ausgabe des Vermieters darf jedoch weiterberechnet werden.

Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.

Geht die Abrechnung zu spät ein:

• darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen
• Guthaben muss dennoch ausgezahlt werden

Mieter sollten daher immer das Datum der Abrechnung prüfen.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Dazu zählen unter anderem:

• Heiz- und Warmwasserkosten
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Grundsteuer
• Müllabfuhr
• Straßenreinigung
• Hausmeister (ohne Reparaturen)
• Gebäudereinigung und Gartenpflege
• Gebäude- und Haftpflichtversicherung

Fehlt eine Vereinbarung im Mietvertrag, dürfen diese Kosten nicht umgelegt werden.

Welche Kosten dürfen nicht umgelegt werden?

Nicht umlagefähig sind zum Beispiel:

• Reparatur- und Instandhaltungskosten
• Verwaltungskosten
• Bankgebühren
• Kosten für Leerstände
• Rücklagen oder Modernisierungen

Tauchen solche Positionen in der Abrechnung auf, sollten Mieter widersprechen.

Heizkostenabrechnung gesondert prüfen

Heizkosten müssen in der Regel verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Mindestens 50 Prozent der Kosten müssen nach individuellem Verbrauch verteilt werden.

Mieter sollten prüfen:

• ob Zählerstände korrekt erfasst wurden
• ob der Verteilerschlüssel stimmt
• ob der Abrechnungszeitraum korrekt ist

Fehler in der Heizkostenabrechnung kommen besonders häufig vor.

Verteilerschlüssel nachvollziehen

Die Nebenkosten werden anhand eines Verteilerschlüssels auf die Mieter verteilt, zum Beispiel nach:

• Wohnfläche
• Anzahl der Personen
• Verbrauch

Der verwendete Schlüssel muss im Mietvertrag festgelegt oder gesetzlich zulässig sein.

Typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Häufige Fehler sind:

• falsche Wohnflächenangaben
• nicht umlagefähige Kosten
• Rechenfehler
• falscher Abrechnungszeitraum
• unklare oder fehlende Erläuterungen

Schon kleine Fehler können zu erheblichen Nachzahlungen führen.

Einsichtsrecht in die Belege

Mieter haben das Recht, alle Abrechnungsbelege einzusehen. Dazu gehören Rechnungen, Verträge und Zahlungsnachweise.

Die Einsichtnahme kann beim Vermieter oder der Hausverwaltung erfolgen. Kopien dürfen in der Regel verlangt werden.

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung

Stellen Mieter Fehler fest, sollten sie der Abrechnung schriftlich widersprechen. Dafür gilt eine Frist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung.

Der Widerspruch sollte konkret begründet und sachlich formuliert sein.

Nachzahlung oder Guthaben – was gilt?

Ergibt sich eine Nachzahlung, ist diese grundsätzlich zu leisten, sofern die Abrechnung korrekt ist. Bei einem Guthaben muss der Vermieter dieses zeitnah auszahlen oder verrechnen.

Ein Guthaben darf nicht unbegründet zurückgehalten werden.

Checkliste: Nebenkostenabrechnung prüfen

• Abrechnungszeitraum kontrollieren
• Frist von zwölf Monaten prüfen
• Mietvertrag auf umlagefähige Kosten prüfen
• Verteilerschlüssel nachvollziehen
• Heizkosten gesondert prüfen
• Rechenwege kontrollieren
• Belegeinsicht verlangen bei Unklarheiten

Diese Checkliste hilft, typische Fehler zu erkennen.

Fazit: Nebenkostenabrechnung prüfen lohnt sich fast immer

Viele Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler oder Unklarheiten. Mieter sollten ihre Abrechnung daher immer sorgfältig prüfen und ihr Einsichtsrecht nutzen. Wer Fristen kennt und typische Fehler erkennt, kann unnötige Nachzahlungen vermeiden und bares Geld sparen.